Психологи утверждают: люди испытывают удовольствие от проделанной работы, когда видят ее реальные результаты. Но как быть, если Вы не дровосек и распилка деревьев явно не входит в ваши служебные обязанности? Однако они предполагает выполнение тех монотонных обязательств, которые в итоге складываются в красивый проект.
Но подчас завершение его превращается в аврал. Виной тому «черные» дыры, в которые утекают бесценные часы. Чтобы не допустить их, учимся, как правильно распределить время, чтобы всегда все успевать.
Планирование времени: строго по внутренним часам
Совет №1. Вам письмо, танцуйте! Больше всего отвлекают сигналы о получении электронных писем. Причем объем важных сообщений не превышает не более 20%. Все остальное, как правило, составляют рекламные объявления или ничего не значащие письма.
- Чтобы не тратить время понапрасну, проверяйте электронную почту утром, после обеда и перед уходом с работы.
- Не разбирайте письма в то время, когда наиболее плодотворно работаете. «Жаворонков» — утром, «совам» — вечерам.
- Для особо важных партнеров и клиентов заведите отдельный электронный адрес. Туда будет поступать первостепенная информация, на поиски которой не придется поднимать всю почту.
Совет №2. Телефонируйте вовремя. Чем в течение дня отвлекаться на телефонные звонки, лучше уделите им один час и сделайте все необходимые звонки.
- Прежде чем взяться за телефон, подумайте, что важнее: дело , которым Вы заняты, или звонок.
Умейте тратить время на себя: отдых — строго по графику
Совет № 3. Творческий беспорядок на столе. Наше подсознание может помнить об огромном количестве дел, а вот в предсознании стоять на очереди могут два-три, не больше. Соответственно, столько и предметов должно стоять на рабочем столе: компьютер, как главный элемент и несколько ему сопутствующих — папка с деловыми бумаги, калькулятор, телефон. Семейным фотографиям, кофейным чашкам и сувенирам — место на периферии стола, как и отработанным документам.
- Творческий беспорядок под рукой, когда при этом удается в нужную минуту найти необходимый документ, экономически оправдан: он позволяет экономить 20% рабочего времени.
Совет № 4. Прекратите разговорчики! Предложение коллеги попить кофейку или удалить на пару минут в курилку, звучит соблазнительно. Но у Вас запарка, а обижать вовсе не хочется. В таком случае испробуйте технику красного флажка. Договоритесь, что, если у вас на столе стоит красный флажок (или любой другой предмет), в ближайший час Вас беспокоить нельзя.
- Если останавливают поговорить — не принимайте приглашения присесть рядом, беседа затянется.
- Носите с собой папку с бумагами — это даст понять, что у вас каждая минута на счету.
Совет № 5. Большая перемена. Школьный урок длится 45 мин, а студенты делают перерыв каждые полтора часа. В идеале, каждый час следует отвлекаться от работы на 5 мин. Не бойтесь это время потратить ни на что — оно с лихвой окупится, когда вернетесь к делам с двойной энергией. Правда, при условии, что на это время сможете максимально переключить свое внимание и не станете прокручивать в голове производственные проблемы.
- Если у вас сидячая работа, встаньте и пройдитесь.
- Если работаете с людьми, побудьте одна.
- И не раскладывайте пасьянс на компьютере — не поможет.
В сутках всего лишь 24 часа и пора с этим смириться. Время совсем не заинтересовано нам помогать, однако, если время правильно распределить, то вместо главного врага мы получим очень выгодного союзника.
В день современному человеку нужно успеть сделать столько дел, сколько наши предки осиливали лишь за неделю, поэтому нам крайне важно добыть хотя бы пару лишних часов или минут. И сделать это можно с помощью 6 простых способов.
Встаем раньше
Никто вас не обязывает вставать с петухами, подъем даже на полчаса раньше обычного даст вам 30 минут дополнительного времени. Большинство успешных людей предпочитают ранние подъемы, так как в это время человеческий мозг работает наиболее продуктивно.
В чем польза и вред бананов
Что случится если долго смотреть в глаза человеку
Поэтому ранние часы рекомендуется посвящать умственному труду. И не бойтесь, что вам придется жертвовать сном – организм человека отлично ко всему приспосабливается, поэтому уже через месяц вы будете прекрасно высыпаться и без этих 30 минут.
Пользуемся принципом 30 минут
Его смысл одновременно прост и гениален: уделяйте каждой задаче в день всего полчаса и затем переходите к следующему делу. Так вы увеличите свою продуктивность в разы, и каждый день будете охватывать весь спектр стоящих перед вами задач.
Только есть один нюанс: все 30 минут вы безраздельно тратите на 1 дело и только на него. Никаких соцсетей, перекуров и так далее. Пользуясь данным принципом, вы так же избавитесь от груза нерешенных задач, до которых раньше не было времени добраться.
Планируем
С утра вы наметили кучу дел, но вот беда вечером вы и половины из них не сделали. Эта ситуация знакома всем, и чтобы ее избежать необходимо составлять четкие и реальные планы на день. Оцените свои возможности и составьте, хоть и скромный, но адекватный план дел на день. Тогда в конце дня вы не впадете в депрессию от того, что ничего не успеваете, а, наоборот, будете гордиться своей расторопностью.
Выживаем в мегаполисе: как быть здоровым круглый год?
Что форма носа может сказать о вашей личности?
Используем «подвешенное» время
«Подвешенное» время – это вынужденное безделье (поездки с работы/на работу, очереди и так далее). Это время можно и нужно использовать с умом. Например, расширять свой кругозор, современные гаджеты это вполне позволяют. Читайте книги, учите новые языки, записывайте идеи, только не теряйте эти драгоценные минуты.
Умейте отдыхать
Да, да, умение правильно и хорошо отдыхать тоже экономит время. Сравните: весь выходной в пижаме просидеть у телевизора или сходить на прогулку, покататься на велосипеде, пойти на выставку и в уютное кафе. Найдите для себя те занятия, с которыми вы отдыхаете морально и физически и заполните ими ваши часы отдыха. В таком случае вы отдохнете намного быстрее и качественнее, чем, если проваляетесь в полукоматозном состоянии под одеялом.
Расставляйте приоритеты
Не все дела одинаково нужны и важны, поэтому от расстановки правильных приоритетов зависит многое. Разделите все дневные задачи по принципу Эйзенхауэра на:
Срочные и важные занятия;
важные, но не срочные дела;
срочные, но не особо важные занятия;
не срочные и не важные дела.
Теперь вы с чистой совестью можете приниматься за дела из первого и второго пунктов, хорошенько обдумать дела из третьего, и отказать от некоторых дел из четвертого пункта.
В дневной суете мы часто уделяем больше времени как раз не нужным делам, в то время как наиболее важные задачи ждут нашего внимания.
Применяя в комплексе все указанные способы, вы не только выиграете достаточное количество времени, но и увеличите свою работоспособность. Поэтому уже сейчас не теряйте время, а начните распределять время на день (и не забывайте расставлять приоритеты).
Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.
Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».
- «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
- «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
- «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.
Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.
Вывод
Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.
Метод Франческо Чирилло
Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.
Вывод
В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.
Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.
GTD - альтернатива тайм-менеджменту
Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.
Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».
Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .
Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.
Вячеслав Сухомлинов
Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.
Фраза: «у меня на это нет времени», не имеет ничего общего с количеством времени, она отражает лишь то, что важность задачи слишком мала, для того чтобы тратить на нее время.
20 советов как правильно распределить время и быть более продуктивным
1. Найдите свое время до отказа (сопротивления) задаче. Вы должны наблюдать за собой, когда определенные виды задач вызывают у вас нежелание и сопротивление. Дальше, когда узнаете это время, разбивайте задачи на интервалы равные времени до начала сопротивления. Можно пойти и по более быстрому пути, задайте мысленно себе вопрос, сколько времени вы бы с удовольствием работали над задачей? Например: 1 час, нет это много, 45 минут — возможно, но не то, 30 минут — да это комфортное время. Далее делайте, к примеру 5 минут перерыва. Можно попробовать чередовать задачи, но главное чтобы время от времени ваша нервная система и разум могли отдохнуть и расслабиться.
2. Визуализация и конструирование перед тем, как начать делать . Можно назвать это планированием, можно просто записывать. Но иногда очень полезно представить все в мельчайших деталях. Это может серьезно сэкономить ваше время, так как в процессе вы можете найти более оптимальное решение. Из моего опыта, задачи с 3-4 часов могут превратиться в небольшое 20 минутное занятие.
3. Возможно вам поможет дневник . Если вы не понимаете куда девается ваше время, заведите себе привычку записывать свои ежедневные действия и количество времени затраченное на них. Вы удивитесь, сколько времени тратится на совершенно ненужные вещи. Узнать проблему — первый шаг на пути к ее решению.
4. Планирование свободного времени. Поможет вам провести с пользой время и более качественно отдохнуть, что в будущем позволит вам быть более продуктивным.
5. При планировании, ставьте меньшие сроки для задач, чем вам реально необходимо . Когда мы ставим себе временные рамки, то сразу активизируем дополнительные ресурсы и не оставляем себе времени на лишние занятия.
6. Может быть идеал — это не то что вам нужно? Подумайте, может быть хорошее состояние вам подойдет не хуже, чем идеально, но для это нужно будет потратить в разы меньше времени? Это касается тех задач, в которых маленький результат достигается огромными усилиями. Может быть потратить это время на другие задачи?
7. Если выполнение действия занимает несколько минут — просто сделайте его сразу же . Не нужно планировать его или откладывать, так вы потратите еще больше времени.
8. Количество энергии внутри нас отображает насколько продуктивными мы будем . Поэтому очень важно следить за уровнем своей энергетики. В общем можно выделить несколько пунктов, которые помогут в этом:
- Физические упражнения . Да, вы много слышали об этом, но если вы до сих пор не начали уделять время своему телу, немедленно бросайте чтение и начинайте. Если вы постоянный упадок сил, а мотивация на нуле — значит вам не хватает физической энергии. С каждым разом, когда вы занимаетесь, вы истощаете запасы энергии; НО после истощения наступает фаза компенсации и гиперкомпенсации, и итоге с каждым разом вы увеличиваете количество вашей внутренней силы и энергии.
- Перестаньте употреблять энергетические напитки, в том числе кофе на постоянной основе . Делая это постоянно, мы вызываем привычку, и энергетический эффект становиться минимальным. Лучше конечно вообще отказаться от них, но если вы решили их употреблять, то делайте это с умом: перед важными событиями, когда вам нужна дополнительная энергия. Примечание: также прочитайте статью — .
- Не употребляйте спиртные и энергетические напитки перед сном . В противном случае, вы не получите полноценного сна, возможно вам даже сложно будет заснуть. На утро вы будете истощены и совершенно не готовы к полноценным действиям.
Больше информации можно получить, прочитав .
9. Забудьте о телевидении . Вам больше нечем заняться? Годы жизни люди тратят на пустые передачи. Не повторяйте ошибки других. А как же новости? Все основные новости вам непременно расскажут знакомые. Да и в наше время, телевидение не самый лучший источник достоверной информации. Также ограничивайте время проведенное в телефоне и интернете.
10. Формируйте правильны привычки. Автоматизация действий помогает экономить время. Следите за тем, какие именно привычки вы внедряете, избавляйтесь от привычек, которые воруют ваше время, энергию и здоровье.
11. Тактически принимайте решения, в соответствии с самочувствием . При высоком уровне энергии и сил, занимайтесь важными задачами, когда вы не чувствуете себя нормально, но не сверх — работайте над обычными задачами, когда у вас мало сил — над легкими. Самый легкий способ себя демотивировать — начать работать на сложной задачей, при минимальном уровне собственной энергии. Не стоит этого делать. Примечание: рекомендую прочитать статью о том, как , которая поможет ставить правильны цели.
12. Начинайте с малого . Очень хороший способ создать привычку или начать что-то: ежедневно делать маленькие изменения. Небольшие изменения, во-первых, приближают вас к цели, во-вторых, не занимают много времени и мотивируют.
Большая часть мыслей у среднестатистического человека — негативные. Кроме того, что это демотивирует, это также создает нашу реальность. Подумайте теперь в ?
13. Сократите ожидания от действий. Если вы получите большее — это здорово поднимет настроение, если же вы будете надеяться на «золотые горы», то малейшая неудача может сбить вас с пути. Когда вы понижаете ожидания, это делает вас более уверенными, расслабленными, удовлетворенными и снижает уровень беспокойства.
14. Осознайте, что никому нет до вас дела . Когда вы понимаете, что всем в конечном итоге все равно кто и вы и что у вас есть, вы начинаете более широко смотреть на мир. Люди больше заботятся о собственном благополучии, большая часть мыслей — о себе. Вы сможете рассмотреть больше возможностей и станете более продуктивным, понимая что вы никого не интересуете.
15. Контролируйте уровень стресса . Это не означает избавиться от него полностью. Для полного вовлечения сил, мы не должны быть расслаблены. Чтобы полностью погрузиться в задачу, она должна быть стоящей, а значит — она должна нести в себе некую стрессовую нагрузку. Нужно найти золотую середину, с одной стороны вы не должны полностью расслаблять, с другой стороны стресс не должен вас сковывать. Управляя уровнем стресса можно контролировать продуктивность и мотивацию.
Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. «Как же грамотно распределить время?» — подобный вопрос, рано или поздно встаёт перед каждым из нас. И здесь абсолютно не играет ни какой роли пол, статус или образование человека. Студент, бизнесмен, воспитывающая детей женщина – умело и правильно распоряжаться своим временем хочет каждый из нас.
Эта статья для широкого круга читателей, которая призвана помочь всем нам (искусством максимально эффективным образом использовать своё время), то есть умело работать при высоких информационных нагрузках.
Причины дефицита времени
Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:
- Спешка. В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
- Суетливость. Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
- Бесплановость. Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
- Несерьёзный подход к делу , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.
- Отвлекающие факторы , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.
Анализ использования временного ресурса
Вот мы и добрались до методик тайм – менеджмента, в основе которых лежит: анализ затрачиваемого времени. Данный анализ нацелен как на выявление стимулирующих, так и ограничивающих форм работоспособности.
Итак, самые правильные методы учёта времени:
- Ведение постоянных записей . Используйте не только бумажный блокнот, но и все возможности современной компьютерной техники –ноутбуки, планшеты. К примеру, очень интересный и наглядный вариант – это графическое изображение своей работы.
- Планирование (структурирование времени). Начните записывать, что необходимо выполнить и, что уже сделано. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. Рекомендуется планировать как минимум 60% своего времени (при этом планы должны быть максимально реалистичными), а 40% оставлять на непредвиденное время (приезд гостей, простои на дорогах в час-пик, отключение света и т.д.)
- Создание материальной и эмоциональной заинтересованности . Поощряйте себя, давайте себе твёрдые обещания, что обязательно за отличный результат – будет вознаграждение (например, долгожданная покупка фотоаппарата). Материально же вас может простимулировать, если только работодатель. Но и здесь не ждите помощи извне, воздействуйте на себя сами – постоянно стремитесь улучшить свой результат, работая над собой, ищите всевозможные и заработка.
- Оснащение рабочего места по последнему слову техники. Современная техника, даёт нам массу возможности экономии времени, главное уметь грамотно пользоваться ею. Изучайте подробно инструкции, предлагающиеся к технике, применяйте советы на практике.
- Научная организация труда (НОТ) открывает новые возможности рационального использования времени за счёт: фотографии рабочего времени (круглосуточное наблюдение за требующимся объектом, обработка и анализ данных), улучшения условий труда, разделения труда.
- Установка чётких временных рамок на выполнение текущих задач и дел . Например: 1,5 – 2 часа на самое сложное, более лёгкое в течении получаса.
Это были общие правила и рекомендации, которые подходят абсолютно всем. Но все мы в этой жизни выполняем не одну роль и работу (помимо, основной деятельности — бизнес, учёба, — являемся по совместительству мамой, дочкой, женой, сестрой), а эти «звания» требуют от нас дополнительной ответственности, и создаю ещё одну «стопку дел».
Женщинам-хозяйкам
Так вот, чтобы облегчить себе труд и суметь найти время для отдыха, конкретно хозяйкам по дому необходимо:
- Не завышать стандарты чистоты: разделите квартиру или дом на несколько зон, так в понедельник – помойте кухню, во вторник – только зал и так далее.
- Осуществлять поход по магазинам не в час-пик, то есть не в обеденный перерыв или вечернее время, самый лучший вариант – днём, когда большая часть население вашего города на рабочих местах.
- Покупать одежду немнущихся тканей — избежите глажки.
- В будние дни готовить более простые блюда: гречневая каша с мясом, лёгкие салатики.
Студентам
А теперь совет студентам:
Перефразируя известную пословицу, можно сказать так:
- «Пиши , что значит, конспектируйте экзаменационные темы — заранее. Это поможет также избежать состояние суетливости в «жаркий период».
- Сократите время сна (приучите себя рано вставать).
- Наблюдайте за лидерами (отличниками) в вашей группе, перенимайте их опыт.
Бизнесменам
Товарищи бизнесмены – это для вас:
- Составляйте матрицу дел, группируя их так: срочные и несрочные; важные и неважные. Такая группировка называется матрицей Эйзенхауэра.
- Планируйте всегда и все: маршрут движения, текст выступления, вопросы оппонентам и так далее (ищите во всем эффективные пути, например: добраться до Налоговой инспекции вашего города быстрее всего на общественном транспорте (метро), нежели потерять время на личном — в пробках).
- Учитесь делегировать полномочия — передавать часть функций управления или решения определённых задачи другим людям. Этим самым вы сможете сконцентрироваться только на самом главном, а значит, добьётесь значимых результатов.
Помните! Время, в отличие от денег — не подлежит восстановлению, в случае его растраты. Берегите время – используйте его максимально эффективно.
